紙・FAX受注の業務改善
FAX注文をデータ化したい。
でも、取引先とのやり取りは
急に変えにくい。
受け取り方を一度に変えなくても、社内で行う転記、伝票作成、集計から減らせる場合があります。hareは今の流れを見て、無理なく変えられる場所を探し、必要な仕組みを実装します。
よく起きること
FAXそのものより、
受け取った後に手間が残っています。
- 届いた注文を、別の表や販売管理システムへ打ち直している
- 手書き文字や様式の違いを、人が毎回読み取っている
- 伝票、製造指示、配達表をそれぞれ作り直している
- 締め時間の前後に注文が集中し、確認漏れや二重入力が心配
- 取引先へ新しい注文方法を案内する余裕がない
hareの考え方
最初から「FAXをなくす」を
ゴールにしません。
取引先の事情によっては、FAXが今も一番使いやすいことがあります。受け付け方だけを変えても、社内の確認や例外処理が増えれば改善にはなりません。
まず、注文が届いてから誰が何を確認し、どこへ転記し、最後に何を出力しているかを整理します。そのうえで、読み取り、データ化、帳票出力、集計のうち、効果が出る部分から小さく変えます。
進め方
現在の受注を止めず、
一つずつ置き換えます。
- 01
注文の入口を数える
FAX、電話、メール、紙の持ち込みなど、届き方と件数、締め時間を確認します。
- 02
人が判断している場所を見つける
商品名の揺れ、数量、納期、備考など、機械だけでは決めにくい項目を分けます。
- 03
一部の帳票で試す
対象を絞り、読み取り結果と元の注文を照合します。最初から全面移行はしません。
- 04
伝票・一覧へつなぐ
確認済みのデータを、既存の表、伝票、印刷物など現場で使う形へ渡します。
- 05
例外を残して定着させる
読みにくい注文や急な変更は人が確認できるようにし、運用しながら直します。
相談できる範囲
道具の導入だけでなく、
前後の仕事まで見ます。
現状整理
注文の種類、件数、転記先、確認方法を聞き、手間とミスが生まれる場所を整理します。
小さな実装
読み取り、データ整形、一覧・伝票出力など、必要な部分を既存環境に合わせて作ります。
移行の段取り
旧運用と新運用を並べる期間、確認担当、エラー時の戻し方を決めます。
取引先への案内
注文方法を変える場合は、対象先の分け方や案内文、問い合わせへの対応方法も一緒に考えます。
初回相談の前に
資料を作り込む必要はありません。
次の内容が分かると、話を早く整理できます。
- 1日または1か月のおおよその注文件数
- 注文が届いてから完了するまでの流れ
- 特に時間がかかる作業、間違いが心配な作業
- 現在使っている表、会計・販売管理・受注システム
初回フォームには、実際の注文書、個人情報、取引先情報、機密情報を添付・記載しないでください。必要な資料の扱いは相談後に決めます。
初回相談 30〜45分・無料
FAXをなくすべきか、
転記だけ減らせばよいか。
今の仕事から一緒に考えます。
初回相談で背景を聞き、hareが力になれるかを確認します。調査、設計、実装へ進む場合は、その前に内容と費用をご提示します。
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